Alternatív Közgazdasági Gimnázium
Informatika munkaközösség
Informatika tananyagok

Access adatbázis szerkesztő

Adatbázis fogalmak
A program jellemzői
Adattábla (Table) létrehozása
Indexek (Indexes)
Kapcsolatok (Relationships)
Lekérdezés-táblázatok (Queries)

Adatbázis fogalmak

Adatbázis (Database): logikailag összefüggő információ, vagy adatgyűjtemény.

Adattábla (Table): logikailag összetartozó adatok sorokból és oszlopokból álló elrendezése.

Rekord (Record): az egy meghatározott elemhez tartozó adatok csoportja, az egy "kartotékhoz" tartozó adatok, az adattábla egy sora.

Mező (Field): az azonos tulajdonsággal, jellemzővel rendelkező adatok csoportja, mely adatok különböző rekordokban szerepelnek. Egy mező az adattábla egy oszlopa.

Mezőnév (Field name): egy mező neve, az adattábla első sora.

Adattípus (Data Type): Egy adott mezőhöz tartozó adatok jellemzője. Ezek a típusok a következőek lehetnek: szöveg, szám, dátum/idő, feljegyzés, pénz, logikai (igen/nem), csatolt objektum, számláló. Egy mező csak egyféle adattípussal rendelkezhet.

Mezőméret (Field Size): Egy adott mezőben lévő adatok maximálisan használható mérete. Megadható számban, karakterszámban, byte-ban – meghatározása függ az adattípustól.

Relációs adatbázis: Az adatokat adattáblákban tárolja, az adattáblák közt kapcsolatok vannak. A relációs adatbázis legfontosabb jellemzői:

• Táblázatokban ábrázolja az adatokat.
• Egy sor-oszlop találkozásnál (cella) csak egyetlen elemi adat szerepelhet.
• Egy oszlopban csak azonos típusú adatok lehetnek.
• Egy adattáblában nem lehet két azonos nevű oszlop (egyedi mezőnevek).
• Oszlopok és sorok sorrendje lényegtelen.
• A táblák közötti relációk kapcsolómezőkön át valósíthatók meg.

Elsődleges kulcs (Primary Key): az adattába olyan mezője, mely egyértelműen azonosítja az adattábla rekordjait (általános esetben az első oszlop). Ebben a mezőben nem lehet két különböző adat és nullértéke sem lehet. Egy mező a ikonnal tehető elsődleges kulccsá.

Nulla (0): A cella értéke a 0 szám

SQL: Egy adatbázis (kapcsolatainak) leírása parancsszavakkal. Minden adatbázis-kezelő tudja használni (szabvány). = Struktúrált Lekérdező Nyelv.

Aritmetikai műveletek: Számokon végezhető matematikai műveletek, pl: + - * /

Logikai műveletek: A logikai értékeken (Igaz/Hamis) végezhető műveletek, pl: and, or, not

Reláció: Értékek közti összehasonlítás (pongyolán fogalmazva). Értéke logikai érték lehet (Igaz/Hamis). Pl: <, >, =, <>

A program jellemzői

Az adatbázist tartalmazó fájlt létrehozásakor kell elnevezni és elmenteni egy megadott helyre. Az adatbázist zárásakor nem kell külön elmenteni. A különböző alkalmazásoknak (tábla, lekérdezés, űrlap, jelentés) Tervező (Design View) és Adat (Adatlap/Űrlap Nézet; Datasheet/Form View) nézete van. Az adat nézetben lehet az adatokat megtekinteni és új adatokat beírni. A Tervező nézetben lehet az alkalmazás jellemzőit megváltoztatni. A Tervező nézet bezárásakor kell elmenteni az alkalmazás jellemzőit (ha nem tesszük, a program rákérdez). Egy alkalmazáson belül egyszerre csak az egyik nézet (Tervező vagy Adat) lehet megnyitva, viszont több alkalmazás (tábla, lekérdezés, űrlap, jelentés) is lehet egyszerre megnyitva.

Adattábla (Table) létrehozása

Adatbázis létrehozható a File/New Database Fájl/Új Adatbázis paranccsal, új adattábla az Insert/Table Beszúrás/Tábla paranccsal. Adattábla importálható (pl. Excel munkafüzetből) a File/Get External Data/Import Fájl/Külső Lekérdezés/Importálás paranccsal.

Új adattábla esetén először a Mezőneveket (Field Name) kell megadni. A mezőnév max. 64 karakter lehet. A második oszlopban (Data Type/Adattípus) kell kiválasztani a mező típusát: Text/Szöveg, Number/Szám, Date/Time/Dátum/Idő, Memo/Feljegyzés, Currency/Pénz, Yes/No/Igen/Nem, OLE Object/OLE (Csatolt) Objektum, AutoNumber/Számláló. A harmadik oszlopban (Description/Leírás) adhatunk rövid leírást a mezőről.

Az alsó részben állíthatóak be a kijelölt mezőre vonatkozó mezőtulajdonságok. Ezek a következőek:

Mezőméret (Field Size): A szövegmező mérete (max. 255 karakter), vagy a szám adattípusa adható meg. Szám típusok: Byte/Bájt (0-255), Integer/Egész (+/-32768), Long Integer/Hosszú Egész (+/- 2 milliárd), Single/Egyszeres (+/- 10³⁸), Double/Dupla (+/- 10³⁰⁸). Feljegyzés (Memo) adattípusban 65 ezer karaktert is lehet használni – a mezőméretet itt nem kell meghatározni.

Formátum (Format): Az adatok megjelenési módját adja meg. A szám, pénznem és a dátum formátumai adott listából választhatóak. Szöveg és feljegyzés esetén például használhatóak:

> nagybetűs lesz

< kisbetűs lesz

-@@-@@ a szöveg betűi a megadott formában lesznek (buda-pe-st)

[Kék] a szöveg kék színű lesz

; után az üres mezőbe kerülő szöveg adható meg

Tizedeshelyek (Decimal Places): A kijelzett tizedesjegy száma adható meg (0-15)

Bemeneti Maszk (Input Mask): Csak az itt megadott maszknak megfelelő adatok adhatóak meg. Az itt beállított formátumban jelenik meg a bemenő érték. Három adatot kell megadni, egymástól pontosvesszővel elválasztva: 1. A maszk formátuma; 2. 1 vagy 0 – ha 0 akkor a maszk elválasztó karakterei is részei a mező értékének, ha 1 akkor nem; 3. a hely-jelölő karakter (ez alapértelmezésben _ ).

Karakterek:

0 – szám, kötelező
9 – szám vagy space, nem kötelező
# – szám, +, -, space, nem kötelező
L – betű, kötelező
? – betű, nem kötelező
A – betű vagy szám, kötelező
a – betű vagy szám, nem kötelező
& – karakter, kötelező
C – karakter, nem kötelező
< – az ezt követőek kisbetűk lesznek
> – nagybetűk lesznek
! – jobbról balra lehet kitölteni
\ – ezutáni karakter megjelenik

Példa: (999) 000-0000;0;"*"

Cím (Caption): Amikor a mezőnév címfeliratként jelenik meg (űrlapon, jelentés-címfeliratként… ) ez a megadott cím jelenik meg.

Alapértelmezett érték (Default Value): A mezőben ez az érték jelenik meg alapértelmezésként.

Érvényességi Szabály (Validation Rule): Adatbeviteli szabályokat meghatározó kifejezés. Pl: >0

Érvényességi szabály a táblára is beállítható (Nézet/Tábla tulajdonságai), pl. hogy az egyik mező értéke mindig nagyobb, mint egy másik mezőé.

Érvényesítési Szöveg (Validation Text): Érvénytelen adat beírásakor megjelenő szöveg.

Kötelező (Required): Itt állítható be, hogy kötelező-e ebbe a mezőbe értéket beírni.

Nulla Hosszúság Engedélyezése (Allow Zero Length): Itt állítható be, hogy szövegben lehet-e a mezőben nulla hosszúságú szöveg.

Indexelt (Indexed): A mezőre vonatkozó indexelés.

Indexek (Indexes)

Egy adattáblához egy vagy több index rendelhető. Egy index az adattábla egy vagy több mezőjét tartalmazza, tehát az az adattábla egy részét mutatja. Egy index létrehozható a View/Indexes Nézet/Indexek paranccsal (vagy a ikonnal lehet az index-szerkesztőbe kerülni), majd az Index Name/Indexnév megadásával. Az indexhez tartozó mezőket az Index táblázat Field Name/Mezőnév rovatában kell megadni. Ha egy indexhez több mezőnév tartozik, akkor csak az első mezőnév mellett kell kitölteni az Indexnév rovatot. A mezők rendezésének irányát lehet megadni a Sort Order/Rendezési Sorrend rovatban.

Az index tulajdonságait az Index táblázat aljában lehet megadni, mikor az első mezőnév sor aktív (ahol az index neve található). Ha az index Primary/Elsődleges (kulcs) tulajdonságú, akkor a táblázatban az itt szereplő mezők lesznek az elsődleges kulcsok, a rekordok fő rendező adatai. Ezek a mezők nem tartalmazhatnak különböző adatokat, tehát az index az Unique/Egyedi tulajdonsággal is rendelkezni fog, és nem tartalmazhat üres cellákat, tehát az Ignore Nulls/Null érték kihagyása tulajdonsággal nem rendelkezhet. Az index Unique/Egyedi tulajdonságát (tehát azt, hogy az indexben lévő mezők nem tartalmazhatnak azonos adatokat) úgy is be lehet állítani, hogy az index nem Primary/Elsődleges tulajdonságú. Az Ignore Nulls/Null érték kihagyása tulajdonság beállítása esetén az indexelt mező tartalmazhat üres cellákat, ha viszont ez a rovat a Nem értéket kapja, akkor csak tartalommal bíró cellák lehetnek a mezőben.

Az adattábla rekordjai az indexelt mezőknek megfelelő rendezésben fognak megjelenni.

Kapcsolatok (Relationships)

Az adattáblák közti kapcsolatok meghatározása feltétlenül szükséges lekérdezések szerkesztéséhez. Az elkészített adattáblák közti kapcsolatokat a ikonnal (vagy Tools/Relationships Eszközök/Kapcsolatok) lehet szerkeszteni. A ikon segítségével lehet adattáblákat vagy elkészült lekérdezéseket helyezni a kapcsolatok közé. Kapcsolat létrehozásához az egyik adattábla egyik mezőnevét kell a neki megfelelő mezőnévhez húzni. Ezek a mezők Kapcsolómezők lesznek, amiken keresztül a megfelelő rekordok egymáshoz tudnak kapcsolódni.

A mezők közti kapcsolat lehet egy-az-egyhez (One-To-One), vagy egy-a-többhöz (One-To-Many) tulajdonságú. Előbbi esetben a mező minden egyes adata pontosan egy másik adattal áll kapcsolatban a másik mezőben. Az egy-a-többhöz típusú kapcsolat megengedi, hogy egy adathoz a másik mezőben több azonos adat tartozzon. Több-a-többhöz típusú kapcsolatot csak úgy lehet létrehozni, ha egy köztes adattáblát használunk, amivel egy-a-többhöz, illetve több-az-egyhez kapcsolatban állnak az eredeti adattáblák. Az Illesztési Tulajdonságokkal (Join Type) azt lehet meghatározni, hogy abban az esetben, ha az egyik vagy a másik kapcsolómezőben eltérő adatok vannak (amik közt nem lehet kapcsolatot létrehozni), akkor melyik adattáblából mennyi adat jelenjen meg (mindegyik, vagy csak amelyiknél létezik kapcsolat).

Az Enforce Referential Integrity/Hivatkozási Integritás Megőrzése bekapcsolásakor a kapcsolómezőkben lévő adatokat nem lehet megváltoztatni anélkül, hogy a változás ne hatna a vele kapcsolatban lévő másik mezőre. Alaphelyzetben a változtatást nem lehet végrehajtani. Ha a Cascade Update Related Fields/Kapcsolt Mezők Kaszkádolt Frissítése is be van kapcsolva, akkor a mező egy adatán végrehajtott változtatás (az adat átírása) megváltoztatja a másik mező kapcsolódó adatát/adatait.

Ha a Cascade Delete Related Records/Kapcsolt Mezők Kaszkádolt Törlése is be van kapcsolva, akkor egy rekord letörlésekor a kapcsolódó táblázatban a kapcsolódó rekordok is letörlődnek.

Lekérdezés-táblázatok (Queries)

Egy lekérdezés-táblázatban több táblázat között lehet összefüggést teremteni, több táblázat mezőit lehet megjeleníteni, valamint újabb mezőket lehet szerkeszteni a meglévő mezők, függvények és konstansok segítségével.

Új lekérdezés-táblázat létrehozásakor először azokat az adattáblákat, illetve már létező lekérdezés-táblázatokat kell hozzáadni a lekérdezéshez, melyeknek mezőit az új lekérdezés-táblázatban fel szeretnénk használni. A Show Table/Tábla hozzáadása párbeszéd-panelt a táblák hozzáadása után be lehet zárni (Close/Bezárás), illetve újra meg lehet nyitni a ikon segítségével. A beillesztett táblázat doboza a táblázat mezőneveinek felsorolását tartalmazza. Amelyik beillesztett táblázatra már nincs szükségünk, azt kijelölés után a delete gombbal törölhetjük.

A tervező nézet felső részében láthatóak a beillesztett táblák és a köztük lévő kapcsolatok, az alsó részben pedig a lekérdezés-táblázatban megjelenő mezők nevei és jellemzői.

A Field/Mező és a Table/Tábla rovatokban lehet kiválasztani a megjelenítendő mezőt. A mezők közül a csillaggal jelzett az adott adattábla minden mezőjét megjeleníti a lekérdezésben. A Sort/Rendezés az adott mező szerint rendezi Descending/Csökkenő vagy Ascending/Növekvő rendbe a lekérdezés-táblázatot. Elsődlegesen az elsőnek megjelenő mező rendezési sorrendje számít – a mezők sorrendjét áthelyezéssel lehet változtatni. Nem kell feltétlenül minden kiválasztott mezőt megjeleníteni a lekérdezés-táblázatban, például ha egy mezőt csak azért helyezünk be, hogy azzal számolni tudjunk. Ilyenkor ki lehet kapcsolni a Show/Megjelenítés kapcsolót.

A Criteria/Feltételnél szűrési feltételeket lehet meghatározni, például, hogy a lekérdezés-táblázat csak egy megadott értéknél nagyobb értékeket mutasson egy mező adatai közül, vagy egy adott adatot ne mutasson (<> - nem egyenlő). Az egy sorban lévő feltételek között logikai és, az egymás alatt lévő feltételek között logikai vagy kapcsolat van.

Jobb egér-gombbal (vagy a View/Nézet menüpontban) jeleníthető meg a Total/Összesítés sor. Itt a Group by hatására a mező adatai közül mindegyik adat csak egyszer fog megjelenni a lekérdezés-táblázatban. Azokkal a rekordokkal, amelyikben azonos adat szerepel (ebben a mezőben) különböző műveleteket lehet végezni ugyancsak a Total/Összesítés rovatban – az azonos adathoz tartozó értékek összegét (sum), átlagát (avg), minimumát (min), maximumát (max), vagy az adatok számát (count) lehet megjeleníteni.

A Field/Mező rovatra jobb-egérgombbal kattintva hívható elő a Build/Szerkesztés, amivel szerkesztett mező készíthető meglévő táblázatok vagy lekérdezések mezőinek, illetve konstansok és függvények segítségével.

Ha a fönti részben a kiválasztott táblák kapcsolómezői közt nincs még meghatározva a megfelelő kapcsolat, azt itt is meg lehet adni, ugyanúgy, mint a Relationships/Kapcsolatok szerkesztésénél.