Az információk nagy része nem írásban rögzítve jut el hozzánk. Ezért sok könyvtárban található ún. multimédiás övezet. A hordozó anyaga alapján megkülönböztetünk írásos, képi, audiovizuális és elektronikus dokumentumokat.
A képi dokumentumok lehetnek egyediek és nyomtatásban sokszorosítottak is. Az információs értéküket a kép hordozza, és önmagukban egy egységként kezelhetők. Ide tartoznak a diák, a rajzok és a fényképek.
Audiovizuális (hang+kép) az a dokumentum, amely hangfelvételt vagy mozgóképanyagot tartalmaz. A tárolóeszköz lehet videokazetta, CD, DVD.
Az elektronikus dokumentum fő jellemzője az információk digitális tárolása. Ide tartozhatnak a CD-k, DVD-k és az internetes dokumentumok is.
Digitális dokumentumokról részletesen
Az elektronikus, digitális, virtuális könyvtár, illetve dokumentum fogalmainak meghatározása nem egyértelmű sem a szakirodalomban, sem a mindennapi használatban. Egyfajta értelmezés szerint ezek a fogalmak az alábbiak tartalmat jelentik:
Elektronikus dokumentumnak tekintjük az elektromos, mágnese vagy magnetooptikai hordozón tárolt dokumentumokat. Ha ezeket csak hálón érhetjük el, akkor digitális dokumentumról beszélünk, bár azok az elektronikus dokumentumok is digitálisan rögzítettek, amelyek fizikai, megfogható értelemben is a könyvtár állományába taroznak (például CD-ROM kiadványok). Továbbá digitális dokumentumon kétféle módon rögzített állományt értünk: a valóban digitális (digitális formában készített) és a digitalizált (eredetileg nem elektronikus formában készült, de digitális képként rögzített) állományokat.
Virtuálisnak tekintjük azokat az elektronikus dokumentumokat, amelyek nincsenek a könyvtár állományában, hanem másutt, más hálószemen találhatók, azonban azt csatolóval (link) a könyvtár elérhetővé teszi őket a hálón (esetleg valamilyen módon fel is dolgozva). A virtuális könyvtár egy elektronikus katalógus, amely közvetítésével egy másutt tárolt digitális dokumentum számítógépünkre letölthető.
1993-tól kezdve az Egyesült Államok kormányzata hatalmas összegeket fordított az információtechnológia, azon belül is az internet és a hozzá kapcsolódó infrastruktúra, valamint a rajta keresztül elérhető szolgáltatások fejlesztésére. A projekt jelentőségét mutatja, hogy Al Gore alelnök személyesen felügyelte és támogatta végrehajtását. A szakmai hagyományok szerint az ő nevéhez fűződik a „digitális könyvtár” fogalmának a köztudatba való átültetése. 1993 előtt ezt a kifejezést nem találjuk a szakirodalomban. Helyette viszont megtaláljuk az „elektronikus” és a „virtuális” jelzőket. A „elektronikus könyvtár” szót a The Electronic Libray c. folyóirat 1983-as számában olvashatjuk először, míg a „virtuális könyvtár” esetében nem találunk az eseményhez köthető évszámot.
A digitális könyvtárak megjelenése és elterjedése ugyanazon eredmények közé tartozik, amelyektől hangos volt a kilencvenes évek eleje:
A hagyományos könyvtári gyűjteményeket két okból érdemes digitalizálni: egyrészt a frekventált dokumentumokhoz való hozzáférés megkönnyítése, másrészt az állományvédelem céljából.
A digitalizálás lényege, hogy a nyomtatott dokumentum tartalmát úgy helyezzük el egy elektronikus tárolóeszközön, hogy formai és tartalmi elemeit is megőrizze, és egyúttal a számítógép segítségével feldolgozhatóvá tegyük. Digitális tárolásnak minősül, ha a nyomtatott szövegről számítógéppel olvasható (= digitális) képet készítünk, de az is, ha a szöveget számítógéppel felismertetve szövegszerkesztő által kezelhető jelsorozattá alakítjuk. Első esetben tökéletesen megőrizhetőek a dokumentum formai sajátosságai, második esetben a formai elemek könnyen elvesznek, tartalma azonban minden további nélkül feldolgozható számítógéppel.
A könyvtár „virtualitása” ott kezdődik, ahol a szolgáltatások elhagyják az épület falait („papír nélküli iroda”, „fal nélküli könyvtár”). A virtuális könyvtár mind a felhasználók, mind a gyűjtemény forrásainak oldaláról a feladatok, teendők, a szolgáltatások megosztására alapozott nyílt rendszer. A virtuális könyvtár elsődleges forrásai olyan gyűjtemények, amelyek az interneten is elérhetők. A virtuális könyvtár nemcsak dokumentumok forrása lehet, de „virtuális piactér”, kommunikációs fórum is, ami hasonlít a könyvtári olvasóteremhez. Nonprofit testületek mellet profitorientált kiadóvállalatok is működtetnek nyílt hozzáférésű internetes információs rendszereket. Legfontosabb szolgáltatásai közé tartoznak a nyomtatott folyóiratok párhuzamos elektronikus kiadásai. A tudományos folyóiratok előfizetői többnyire könyvtárak, amelyek biztosítanak bizonyos mennyiségű példányszámot, de nem annyit, amennyit olvasóik igényelnének. A kiadók ezért a lapra történő előfizetés mellé a könyvtárak részére sokszor ingyen, vagy jelképes összegért megküldik annak elektronikus verzióját is.
Hazai elektronikus, digitális, virtuális könyvtárak
Hálózati források
A könyvtáros és tájékoztató szakemberek munkájuk során magától értetődően élnek a korszerű információtechnológia adta lehetőségekkel. A számítógépes hálózatok révén először más könyvtárak katalógusai váltak elérhetővé és felhasználhatóvá számukra, majd a 90-es évek elején a word wide web adott lehetőséget arra, hogy továbbfejlesszék hálózati szolgáltatásaikat. Világszerte hatalmas, egyre bővülő és sokrétű forráskínálat jött így létre, amely – feltéve, hogy szükség szerint és rendszeresen frissítik – jóval inkább naprakész tájékozódást tesz lehetővé, mint a nyomtatott források (ez különösen fontos az adattárszerű összeállítások esetében). A hálózati források nagy része ingyenesen elérhető és használható.
Linkgyűjtemények
A hálózati tájékozódásnál mindig érdemes átfogó összeállításokból kiindulni. Magyarországon ilyen a Könyvtárkapu (Információforrások könyvtárosoknak) (http://www.bibl.u-szeged.hu/mke_eksz/portal) a Szegedi Tudományegyetem Könyvtárának honlapján található. Fő menüpontjai: könyvesboltok, könyvterjesztők, bibliográfiai adatbázisok, szakfolyóiratok, katalógusok stb. Nem a szigorúan vett szakmai közönségnek, inkább a használóknak nyújt könyvtárakkal kapcsolatos információkat: konyvtar.lap.hu. A könyvtári-tájékoztatási szakterület forrásai internet-katalógusokban is megjelennek. Magyarországon egyedülálló vállalkozás a WebKat.hu, a Neumann János Digitális Könyvtár (neumann-haz.hu) összeállítása, amely feldolgozza az interneten megjelenő, a magyar kulturális örökség körébe tartozó dokumentumokat. Az Országos Széchenyi Könyvtárban a Magyar Elektronikus Könyvtár (MEK) (mek.oszk.hu) teljes szövegű dokumentumokat tartalmaz különböző témakörökben.